1. Các loại hội nghị
Tạm xếp thành bốn loại hội nghị sau:
a) Tọa đàm, trao đổi, tiếp xúc: là
những cuộc gặp gỡ sinh hoạt, quy mô không rộng, không lệ thuộc nghi
thức; để một số người trao đổi về công việc, chủ trương, hoạt động hoặc
chuyên đề, nhằm chuẩn bị cho các báo cáo, nhận định hoặc trù bị cho
hội nghị có phạm vi rộng
b) Hội thảo chuyên đề: thường
là cuộc trao đổi, thảo luận sâu một vấn đề trong công tác nghiên cứu;
phân tích, tranh luận những ý kiến khác nhau, dự báo xu hướng phát
triển của vấn đề đặt ra trong công tác dân vận và đời sống xã hội.
c) Hội nghị giao ban: là
các cuộc họp định kỳ (tuần, tháng, quý...) để kiểm điểm việc đã làm:
phản ánh thông tin cập nhật; đôn đốc, nhắc nhở công việc trong thời
gian sắp tới.
d) Hội nghị triển khai, sơ kết, tổng kết công tác: là
hội nghị của một cấp bộ, một tổ chức để phổ biến chủ trương hoặc
chương trình công tác; nhìn nhận, đánh giá hoạt động của tổ chức qua
một thời gian nhất định; được đặt trong kế hoạch chỉ đạo của cơ quan, tổ chức. Hội
nghị do tập thể chỉ đạo, được chuẩn bị chu đáo về nội dung, có nghi
thức phù hợp. Các Ban Dân vận là cơ quan tham mưu, giúp cấp ủy đảng
chuẩn bị các hội nghị quan trọng về công tác dân vận để hướng dẫn
triển khai, sơ kết, tổng kết về công tác dân vận; dân tộc, tôn giáo,
công tác đoàn thể...
2. Các hình thức tổ chức hội nghị
- Hội nghị trực tiếp: là hội nghị đại biểu ngồi dự trực tiếp tại hội trường.
-
Hội nghị trực tuyến: là hội nghị thông qua các điểm cầu bằng việc kết
nối thông tin mạng; đại biểu ngồi dự tại những điểm cầu tại các địa
điểm khác nhau.
3. Chuẩn bị và tiến hành hội nghị
Mỗi
hội nghị có đối tượng tham dự, phạm vi quy mô và yêu cầu riêng, được
cụ thể hóa vào chương trình, nội dung của hội nghị. Nói chung, mỗi hội
nghị đều qua những bước thực hiện sau:
a) Chuẩn bị
Đơn vị hoặc cá nhân được phân công phải lập kế hoạch tiến hành cuộc hội nghị (tọa đàm, hội thảo, sơ kết, tổng kết...). Nội dung kế hoạch thể hiện rõ:
- Chủ đề, yêu cầu của hội nghị;
-
Dự kiến thời gian, địa điểm họp, có tính tới các yếu tố tạo thuận lợi
nhất cho đa số đại biểu dự. Trong đó, thời gian cụ thể theo ngày,
buổi họp (giờ bắt đầu, giờ giải lao, giờ kết thúc...) phù hợp với công
việc của địa phương, cơ sở;
- Phân công chuẩn bị nội dung chính của hội nghị.
Ví
dụ: Báo cáo sơ kết, phát biểu đề dẫn, gợi ý tọa đàm. Bộ phận chuẩn bị
phải trao đổi kỹ các văn bản dự thảo và những vấn đề nêu ra thảo luận
tại hội nghị.
- Chuẩn bị mời dự hội nghị:
+ Số lượng, đối tượng mời dự;
+ Tài liệu kèm theo để đại biểu nghiên cứu trước;
+ Gợi ý thảo luận;
+ Điều kiện phục vụ sinh hoạt của đại biểu dự (nếu cần).
Với
một số đại biểu có cương vị quan trọng, có báo cáo tại hội nghị, nơi
chỉ đạo điểm, v.v.., thì ngoài giấy mời, Ban tổ chức hội nghị nên trao
đổi qua điện thoại để nắm chắc khả năng có mặt của các đại biểu.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất của hội nghị: hội trường, ăn, nghỉ của đại biểu, in ấn tài liệu…
Nếu là hội nghị trực tuyến, phải có phân công liên hệ, phối hợp chặt chẽ với các điểm cầu về công tác chuẩn bị hội nghị.
b) Tiến hành hội nghị
Khi dự kiến chương trình và điều kiện hội nghị, dù là loại hình hội nghị nào, cũng phải làm rõ ba vấn đề:
- Thủ tục: là
phần mở đầu để nói rõ lý do mời họp; đai biểu dự; nội dung chương
trình; thời gian tiến hành; cách làm việc; người chủ trì; các loại tài
liệu.
Ở hội nghị yêu cầu sự trang trọng (như sơ kết, tổng kết của Ban Chấp hành) thủ tục thường được tách ra thành các phần: giới thiệu đại biểu và khai mạc hội nghị, do hai đồng chí được phân công thực hiện.
- Nội dung: là phần chính, rất quan trọng, được sắp xếp theo trình tự:
+ Báo cáo chính của hội nghị (triển khai, sơ kết, tổng kết, đề dẫn...);
+ Phát
biểu, thảo luận, tranh luận: có thể chia tổ hoặc phát biểu chung tại
hội trường; xếp đặt cho hợp lý các bài phát biểu (với người có chuẩn
bị và người xin đăng ký phát biểu tại hội nghị); người chủ trì có thể
nêu câu hỏi, gợi ý thêm qua các ý kiến thảo luận.
- Tóm tắt, kết luận: Tùy
theo yêu cầu của hội nghị (tọa đàm, trao đổi, hội thảo, sơ kết, tổng
kết...) phần cuối phải tóm tắt lại một số ý kiến để kết luận hội nghị.
Nội dung phần kết luận gồm:
+ Những điều đã đi tới thống nhất (chủ trương, công việc, ý kiến khác nhau đã làm rõ, chỉ tiêu quan trọng được chấp nhận…).
+ Những ý kiến bổ sung có ý nghĩa mới, sáng tạo, phù hợp, được Ban Chấp hành, Ban Thường vụ tiếp thu.
+ Một số băn khoăn, vướng mắc cần trình bày, giải đáp thêm.
+ Lời chào, cảm ơn, tuyên bố kết thúc hội nghị của người chủ trì (bế mạc).
Trong một số hội nghị của cấp ủy, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, có một số nội dung được chuẩn bị để đưa vào nghị quyết thì
bộ phận chuẩn bị phải dự thảo, xin ý kiến hội nghị. Người chủ trì hội
nghị đưa ra thông qua nghị quyết (có trường hợp phải biểu quyết hoặc
lấy phiếu hỏi để biểu quyết về các nội dung quyết định trong nghị
quyết).
c) Hoàn chỉnh văn bản hội nghị
Sau hội nghị phải tiếp thu ý kiến của đại biểu phát biểu và tiến hành:
- Hoàn chỉnh báo cáo (nếu là văn bản dự thảo đưa ra hội nghị);
- Tóm tắt biên bản hoặc thông báo kết quả hội nghị;
- Hoàn chỉnh tập tài liệu hoặc kỷ yếu hội nghị;
- Đưa vào lưu trữ các tài liệu hội nghị.
Với
hội nghị có quy mô lớn và có tầm quan trọng, sau khi kết thúc nên tổ
chức họp để rút kinh nghiệm; cảm ơn các cơ quan và cá nhân đã tích cực
góp phần để hội nghị đạt kết quả tốt.
4. Một số vấn đề cần lưu ý khi chuẩn bị và tiến hành hội nghị
- Chuẩn bị kỹ nội dung và gợi ý rõ thì hội nghị dễ thảo luận, ý kiến tập trung.
- Chỉ đọc các bài viết sẵn, không tranh luận và thảo luận thì đại biểu sẽ có cảm giác buồn tẻ.
- Nhanh nhạy gợi ý, hướng đại biểu suy nghĩ và thảo luận về những ý kiến còn khác nhau.
- Kết thúc ngắn gọn, rõ ràng để cho mọi người dễ nhớ, dễ làm.
- Tạo được không khí dân chủ, cởi mới sẽ được nghe những ý kiến trung thực, sâu sắc.
- Ở ngoài hành lang cũng có những thông tin bổ ích.
- Hội nghị nghèo thông tin, kém chất lượng là sự lãng phí công sức của nhiều người.
Trong
xu thế đổi mới tổ chức và hoạt động của các ban dân vận các cấp, của
Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể theo hướng thiết thực, yêu cầu giảm
họp, họp ngắn, thông tin nhiều thì việc chuẩn bị chu đáo cho hội nghị
càng đặt ra bức bách hơn. Trước, trong và sau hội nghị có nhiều việc
dành cho bộ phận tổ chức hội nghị phải đầu tư, suy nghĩ và đề xuất.
Vai trò đặc biệt quan trọng là các đồng chí chủ trì phải khéo léo điều
hành để hội nghị tiếp nhận được nhiều thông tin bổ ích, tạo không khí
dân chủ, cởi mở, khi ra về, đại biểu nắm chắc thông tin để chỉ đạo
thực hiện.