1. Thông tin, báo cáo trong quan hệ công tác

Thông tin, báo cáo vốn là nhu cầu tự thân của mỗi cơ quan, mỗi cấp lãnh đạo, chỉ đạo, mỗi tổ chức. Đó là các văn bản, tài liệu về:

- Sự nhìn nhận, đánh giá về hoạt động của tổ chức.

- Ghi nhận và phản ánh những vấn đề nảy sinh qua quá trình hoạt động của tổ chức và đời sống quần chúng; quá trình xử lý, giải quyết của lãnh đạo.

- Tư liệu lưu trữ để các giai đoạn lịch sử sau nghiên cứu, tổng kết bài học kinh nghiệm của các giai đoạn trước đó. Nó có ý nghĩa dự báo và giúp cho việc định ra các chủ trương công tác có căn cứ chắc chắn hơn.

- Thông tin, báo cáo là chế độ quy định trong quan hệ công tác:

+ Cấp dưới báo cáo với cấp trên;

+ Cơ quan tham mưu, Văn phòng báo cáo cấp ủy; các ban giúp việc báo cáo cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ;

+ Một cơ quan, đơn vị trao đổi thông tin về hoạt động với các cơ quan, đơn vị liên quan;

+ Cung cấp tài liệu cho các cơ quan nghiên cứu, đào tạo, gắn lý luận với thực tiễn cuộc sống xã hội.

- Theo mức độ quan trọng, có báo cáo của cấp ủy (Ban Chấp hành, Ban Thường vụ) về các mặt công tác đảng. Đồng thời có báo cáo của các cơ quan giúp việc của cấp ủy (Tuyên giáo, Tổ chức, Kiểm tra, Dân vận, Văn phòng…) về các vấn đề có tính nghiệp vụ. Báo cáo của cấp ủy do các cơ quan giúp việc chuẩn bị, đưa ra tập thể cấp ủy thảo luận, kết luận.

2. Các loại thông tin, báo cáo

Với công tác dân vận, có thể tạm phân thành các thông tin, báo cáo sau:

a) Báo cáo trực tiếp: Là việc mang thông tin nắm được, phản ánh trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại cho người có trách nhiệm, không dùng văn bản, giấy tờ. Nếu được hỏi, người báo cáo có thể nêu ý kiến, nhận định và đánh giá của mình về vấn đề phản ánh.

b) Báo cáo nhanh: Là văn bản của người báo cáo, kịp thời phản ánh về một công việc, một sự việc; với cách viết ngắn gọn, rõ ba ý:

- Diễn biến của công việc, sự việc;

- Nhận xét sơ bộ;

- Kiến nghị, đề xuất ban đầu.

Không nên viết thành các đề mục lớn, dùng các tiểu mục cho các đoạn ngắn gọn của bản báo cáo nhanh (có một số mẫu cụ thể).

c) Báo cáo (định kỳ) tháng, quý: Là văn bản phản ánh các mặt hoạt động của tổ chức trong từng tháng, quý; được thực hiện vào cuối tháng, quý. Trước hết, báo cáo phản ánh việc thực hiện chương trình công tác; lưu ý nêu rõ vấn đề mới xuất hiện, kiến nghị công tác chỉ đạo tiếp theo.

d) Báo cáo sơ kết, báo cáo chuyên đề: Được tiến hành sau quãng thời gian triển khai một chủ trương, một công việc hoặc cần sơ kết sâu một chuyên đề của công tác dân vận, Mặt trận, đoàn thể. Đó là văn bản nhìn nhận về kết quả của việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện hoặc hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cấp bộ lãnh đạo, chỉ đạo. Báo cáo này dựa trên quá trình theo dõi, chỉ đạo hoặc được tiến hành sơ kết từ một số đơn vị cơ sở, cho nên, cần phản ánh được sự đánh giá thực tế của nhiều đơn vị, cơ sở; có đề mục rõ ràng; được thảo luận, góp ý của nhiều người kèm theo tư liệu, phụ lục.

Nội dung chính của báo cáo sơ kết:

- Hoàn cảnh và quá trình triển khai, chỉ đạo vấn đề.

- Nhận định, đánh giá: chuyển biến tốt, tác động tích cực, nhân tố mới...; tồn tại, tác động tiêu cực, mặt hạn chế…

- Hướng xử lý vấn đề, chỉ đạo tiếp.

- Kiến nghị, đề xuất với các cấp chỉ đạo, cơ quan liên quan.

e) Báo cáo tổng kết: Là văn bản của một cấp bộ, một tổ chức, một Ban Chấp hành để nhìn nhận, đánh giá, rút kinh nghiệm chỉ đạo về một chủ trương hoặc một hoạt động lớn đã diễn ra qua một giai đoạn. Thông qua việc tổng kết để tìm tòi kết luận và kinh nghiệm chỉ đạo; đề ra chủ trương mới trong thời gian tới được sát hợp hơn.

Báo cáo tổng kết nên có chương, mục rõ ràng, thể hiện chặt chẽ; được thảo luận tập thể để hoàn chỉnh bản báo cáo.

Nội dung chính của báo cáo tổng kết:

- Quá trình triển khai, diễn biến của sự việc, vấn đề.

- Đánh giá kết quả công việc: ưu điểm (mặt được, chuyển biến tốt, mô hình mới...); tồn tại, khuyết điểm; nguyên nhân; bài học kinh nghiệm.

- Phương hướng thời gian tới.

- Kiến nghị, đề xuất chủ trương chỉ đạo.

3. Trình tự chuẩn bị thông tin, báo cáo

Tùy vấn đề và yêu cầu của sự chỉ đạo mà việc chuẩn bị báo cáo được bố trí thời gian, phân công chuẩn bị, đầu tư công sức khác nhau. Mỗi báo cáo đều qua các bước thực hiện sau:

a) Hình thành ý tưởng đề cương của báo cáo

Sau khi có chủ trương của tập thể, phân công cá nhân chuẩn bị, thì người được phân công phải suy nghĩ để đề ra ý tưởng báo cáo: đó là chủ đề, yêu cầu, vấn đề phải đánh giá, khía cạnh phải làm rõ, v.v., tất cả được thể hiện thành một đề cương báo cáo. Trên cơ sở đó lấy ý kiến của lãnh đạo, các đơn vị liên quan để hoàn chỉnh đề cương, làm rõ yêu cầu phải báo cáo.

b) Dự thảo báo cáo

Một người hoặc một số người phân công nhau để theo đề cương mà viết báo cáo dự thảo. Sau khi chắp ghép lại, sửa chữa và thống nhất toàn bộ để có văn bản dự thảo đầu tiên, có kết cấu là nội dung tương đối hợp lý, gạt bỏ được sự trùng lặp.

Gửi báo cáo dự thảo cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm để họ tham gia, góp ý. Tổ chức thảo luận chung hoặc thảo luận một số vấn đề nêu ra trong báo cáo.

c) Hoàn chỉnh báo cáo

Tiếp thu ý kiến đóng góp qua các cuộc trao đổi, thảo luận để hoàn chỉnh báo cáo. Phải tiến hành các việc: sửa bố cục cho hợp lý, thêm bớt các phần, các điểm thể hiện; chuẩn xác hoá các nhận định, sửa văn phong, câu chữ; bổ sung các phụ lục, tư liệu; in ấn; người có trách nhiệm ký tên và đóng dấu. Báo cáo được gửi đi và lưu trữ theo quy định. Nếu là vấn đề cần giữ bí mật phải bảo quản theo chế độ mật.