Dự án là tập hợp hoàn chỉnh các hoạt động (về vốn, lao động, đất đai, kỹ thuật và tổ chức quản lý...) nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong một thời gian nhất định, để nâng cao nhận thức, tạo thu nhập, nâng cao chất lượng cuộc sống.

Ví dụ các dự án: xoá đói, giảm nghèo; giúp xã khó khăn; vay vốn làm kinh tế hộ gia đình; lập trang trại, v.v..

Dự án có các yếu tố cơ bản sau:

- Mục tiêu: gồm mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn; mục tiêu kinh tế - xã hội, môi trường, an ninh - quốc phòng... Đó là đích đạt được về lượng, về chất; phản ánh bằng các con số có thể kiểm tra được.

- Các yếu tố đầu vào: là các nguồn lực về kỹ thuật, tài chính, đất đai, công cụ, lao động… để thực hiện dự án.

- Sản phẩm và kết quả: là các hiện vật, công trình, các loại sản phẩm khác nhau phục vụ cho cuộc sống.

- Kế hoạch, trình độ, triển khai thực hiện: các hoạt động cụ thể, có hệ thống, có tính toán hợp lý, có thời gian chặt chẽ, nhằm đạt dần từng bước để đi đến kết quả cuối cùng do dự án đề ra.

1. Lập dự án

Bước 1:

Lựa chọn các mục tiêu của dự án. Xác định được mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài.

Ở bước này đòi hỏi phải phân tích cẩn thận những vấn đề sẽ được giải quyết. Phải lường được những khó khăn sẵn có, những khó khăn sẽ phát sinh, nguyên nhân của những khó khăn đó, dự lượng được hậu quả do những khó khăn đó gây ra.

Bước 2:

Xác định được kết quả cụ thể nào mà dự án nhất thiết phải tạo ra nhằm đạt được mục tiêu đã lựa chọn.

Khi thiết kế dự án phải tính đến những chi phí đầu tư thực hiện để tạo ra kết quả. Cho nên, chỉ xác định những kết quả thật cần thiết, đủ và có thể đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 3:

Làm thế nào để tạo ra các kết quả đó? Đây là câu hỏi phải trả lời ở bước này. Cụ thể là phải xác định được những công việc phải thực hiện để đạt được mục tiêu và kết quả đã định ra.

Bước 4:

Xác định được những nguồn lực cần thiết cho dự án hoạt động, bao gồm: sự đóng góp của địa phương, số vốn được tài trợ, sự tham gia của cộng đồng, sự điều hành thực hiện của Ban quản lý dự án, sự lãnh đạo của cấp ủy, chính quyền địa phương...

Trong quá trình xây dựng dự án phải tính hết các yếu tố thuận lợi, khó khăn, những cản trở từ các phía tác động đến việc thực hiện dự án và những khó khăn để tìm cách khắc phục. Đồng thời phải tính đến các phương án thực hiện tối ưu, hiệu quả, phù hợp với hoàn cảnh của địa phương nơi triển khai dự án. Phải định ra kế hoạch rõ ràng trong từng thời gian nhất định để thực hiện. Quá trình thực hiện luôn phải trả lời cho được những câu hỏi: Việc gì? Ở đâu? Bao nhiêu? Ai làm? Làm khi nào? Làm như thế nào?

2. Quản lý dự án

- Quản lý dự án là nghệ thuật điều hành và kết hợp các nguồn lực (nhân lực, vật lực) thông qua một chương trình dự án bằng việc sử dụng các kỹ năng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã xác định của dự án.  

- Mục đích quản lý dự án nhằm: thực hiện mục tiêu đã đề ra; lường trước những rủi ro để hạn chế và giảm mức thiệt hại cho dự án; đảm bảo sự phối hợp và lợi ích giữa những người hưởng lợi, người bị ảnh hưởng và cán bộ dự án; đảm bảo sự bền vững của dự án khi kết thúc.

- Muốn quản lý dự án được tốt cần chú ý các khâu sau:

+ Thành lập Ban Điều hành dự án gồm những cán bộ có năng lực, có nhiệt tình, có uy tín, được các thành viên nhiệt tình cộng tác;

+ Dự án phải được kế hoạch hoá thành nội dung, nhiệm vụ, tiến độ cụ thể;

+ Điều hành việc thực hiện nhịp nhàng của các thành viên trong nhóm;

+ Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ.

3. Giám sát, đánh giá dự án

a) Giám sát dự án

Trên cơ sở kế hoạch thực hiện dự án và quản lý dự án, việc giám sát dự án là công việc cần thiết của người quản lý.

Giám sát dự án là quá trình kiểm tra, đánh giá kết quả thực tế đạt được qua từng bước so với kế hoạch, để xác định tình trạng chi phí, tiến độ công việc và các mức độ đạt được so với mục tiêu dự án. Trên cơ sở đó đề ra kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp với tình hình. Các bước của giám sát như sau:

- Mục tiêu của hoạt động;

- Phạm vi của hoạt động;

- Dự trù kinh phí, nhân lực, vật lực;

- Thời gian hoàn thành;

- Mức đáp ứng của người thực hiện, người hưởng lợi, người bị ảnh hưởng và người tham gia;

- Năng suất chất lượng và hiệu quả của hoạt động dự án.

* Giám sát tình hình thực hiện dự án bằng cách thông qua các văn bản báo cáo, kiểm tra định kỳ và đột xuất, nghe và khảo sát thực tế, phân tích chứng từ sổ sách và qua các cuộc họp, trao đổi bằng thư từ, điện thoại
* So sánh thực tế với tiêu chuẩn.

* Thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết để thực hiện các mục tiêu của từng hoạt động và của cả dự án phù hợp với hoàn cảnh mới.

*Tổ chức giám sát dự án

- Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong Ban Điều hành dự án các cấp;

- Phân công theo dõi điều hành và kiểm tra từng hoạt động dự án;

- Tổ chức hệ thống thông tin và chế độ giám sát;

- Xác định thẩm quyền của các thành viên trong bộ máy giám sát;

- Thu thập thông tin và xử lý, phân tích thông tin;

- Đưa ra những quyết định kịp thời và phù hợp với tình hình cụ thể ở nơi thực hiện dự án.

b) Đánh giá dự án

Đánh giá dự án là quá trình khẳng định tính đúng đắn, hiệu quả và ảnh hưởng của các hoạt động dự án so với mục tiêu đề ra.

Bước 1: Đánh giá dự án

Có nhiều loại đánh giá dự án do bên liên quan thực hiện, trong đó có ba loại đánh giá quan trọng sau đây:

*Đánh giá khả thi: để thẩm định, xét duyệt do cơ quan có thẩm quyền xét duyệt tiến hành. Đánh giá khả thi dự án được tiến hành trước khi dự án được phê duyệt. Cơ sở để đánh giá dự án khả thi là: sự ủng hộ của cấp ủy, chính quyền địa phương, sự phù hợp với mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. Cụ thể là:

- Khả thi về pháp lý: dự án tuân thủ theo đúng pháp luật của Nhà nước.

- Khả thi về văn hoá: dự án phù hợp với đời sống văn hóa của cộng đồng.

- Khả thi về kỹ thuật: dự án phù hợp với chỉ đạo phong trào quần chúng được cộng đồng công nhận.

- Khả thi về nguồn lực: dự án có khả năng về tài chính và nhân lực để thực hiện.

- Khả thi về môi trường: an ninh, quốc phòng...

*Đánh giá tiến độ (so với kế hoạch đề ra):

Do đơn vị thực hiện dự án tiến hành, thường là báo cáo thường kỳ. Báo cáo được trình bày tại buổi họp kiểm điểm giữa kỳ giữa các bên liên quan (phía tài trợ, phía kỹ thuật, phía đơn vị thực hiện dự án).

* Đánh giá tác động dự án:

Mức độ và kết quả thực hiện so với mục tiêu, mục đích đề ra: ảnh hưởng của dự án đến cuộc sống của người thụ hưởng so với trước khi vào dự án.

Bước 2: Tổ chức đánh giá kết quả dự án

- Xác định mục đích đánh giá;

- Nội dung và phương pháp đánh giá;

- Hình thành nhóm đánh giá;

- Lập kế hoạch đánh giá;

- Báo cáo đánh giá.

Việc đánh giá này là để nhìn nhận kết quả và kết thúc dự án, cho nên phải chuẩn bị đầy đủ các văn bản chính thức theo quy định. Phải có những người có trách nhiệm của các cơ quan quản lý dự án, kiểm tra, đi tới thống nhất việc đánh giá. Đó cũng là cơ sở pháp lý để kết thúc các hợp đồng, các quan hệ kinh tế dành cho một hoạt động cụ thể.