Đối với công tác dân vận, thông thường có các lại thông tin, báo cáo sau:

1) Báo cáo trực tiếp: Là việc phản ánh trực tiếp hoặc trao đổi qua điện thoại những thông tin nắm được cho người có trách nhiệm, không dùng văn bản, giấy tờ. Nếu được hỏi, người báo cáo có thể nêu nhận định, đánh giá và ý kiến đề xuất của mình về vấn đề phản ánh.

2) Báo cáo nhanh: Thường là báo cáo dạng văn bản, kịp thời phản ánh về một công việc, một sự việc; với cách viết ngắn gọn nhưng rõ 3 nội dung chủ yếu:

- Diễn biến của công việc, sự việc;

- Nhận xét sơ bộ;

- Kiến nghị, đề xuất ban đầu.

Với loại báo cáo này không nên viết thành các đề mục lớn, mà dùng các tiểu mục cho các đoạn ngắn gọn; thể thức văn bản theo quy định.

3) Báo cáo (định kỳ) tháng, quý: Là văn bản phản ánh, đánh giá các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức trong từng tháng, quý; thường được thực hiện vào cuối tháng, quý. Trước hết, báo cáo phản ánh kết quả thực hiện chương trình công tác, chức năng, nhiệm vụ đã được xác định; lưu ý nêu rõ vấn đề mới xuất hiện, phát sinh; kiến nghị công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong tháng, quý tiếp theo.

4) Báo cáo sơ kết, báo cáo chuyên đề: Được tiến hành sau quãng thời gian triển khai một chủ trương, một công việc hoặc cần sơ kết sâu một chuyên đề của công tác dân vận.

Nội dung chính của loại báo cáo này là sự nhìn nhận, đánh giá về kết quả của việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện. Báo cáo này dựa trên quá trình theo dõi, chỉ đạo hoặc được tiến hành sơ kết từ một số đơn vị cơ sở, cấp dưới trực tiếp, cho nên, cần phản ánh được sự đánh giá thực tế của nhiều đơn vị, cơ sở.

Nội dung chính của báo cáo sơ kết cần nêu được hoàn cảnh và quá trình triển khai, chỉ đạo thực hiện hoạt động, công việc, vấn đề…; nhận định, đánh giá tình hình, kết quả chủ yếu, chú ý nêu bật những chuyển biến tốt, tác động tích cực, nhân tố mới; nêu rõ những tồn tại, hạn chế; định hướng và biện pháp chỉ đạo, thực hiện giai đoạn tiếp theo; kiến nghị, đề xuất với các cấp chỉ đạo, cơ quan, tổ chức liên quan.

e) Báo cáo tổng kết: Là loại văn bản để nhìn nhận, đánh giá, rút kinh nghiệm chỉ đạo, triển khai một chủ trương công tác hoặc một hoạt động lớn đã diễn ra qua một năm, một giai đoạn nhiều năm. Thông qua việc tổng kết để tìm tòi kết luận và đúc rút kinh nghiệm chỉ đạo, triển khai; đề ra chủ trương, giải pháp mới trong thời gian tới được sát hợp hơn.

Báo cáo tổng kết cần thiết có chương, mục rõ ràng, thể hiện bố cục chặt chẽ; được thảo luận tập thể để hoàn chỉnh bản báo cáo. Đối với những báo cáo tổng kết thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng cần thiết xây dựng đề cương để bảo đảm tính kết cấu chặt chẽ, định hướng bố cục nội dung sát hợp của báo cáo.

Báo cáo tổng kết thường có những nội dung chính sau:

- Quá trình triển khai thực hiện, diễn biến của sự việc, vấn đề.

- Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, công việc: Ưu điểm (mặt được, chuyển biến tốt, mô hình mới...); tồn tại, khuyết điểm; nguyên nhân; rút ra bài học kinh nghiệm cần thiết.

- Phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện thời gian tiếp theo.

- Kiến nghị, đề xuất chủ trương lãnh đạo, chỉ đạo.

3. Trình tự chuẩn bị thông tin, báo cáo

Tùy vấn đề và yêu cầu của sự chỉ đạo mà việc chuẩn bị báo cáo được bố trí thời gian, phân công chuẩn bị, đầu tư công sức khác nhau. Mỗi báo cáo đều qua các bước thực hiện sau:

a) Hình thành ý tưởng, chuẩn bị đề cương của báo cáo

Sau khi có chủ trương của lãnh đạo, cần phân công cá nhân chuẩn bị. Người được phân công phải đề ra ý tưởng báo cáo (chủ đề, yêu cầu, vấn đề phải đánh giá, khía cạnh phải làm rõ…), tất cả được thể hiện thành một đề cương báo cáo. Trên cơ sở đó lấy ý kiến của lãnh đạo, các đơn vị liên quan để hoàn chỉnh đề cương.

b) Dự thảo báo cáo

Một người hoặc một số người phân công nhau viết báo cáo dự thảo theo đề cương đã chuẩn bị. Sau khi chắp ghép lại, sửa chữa và thống nhất tổng thể để có văn bản dự thảo đầu tiên, có kết cấu và nội dung tương đối hợp lý.

Gửi báo cáo dự thảo cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm để được tham gia, góp ý. Tổ chức thảo luận chung hoặc thảo luận một số vấn đề quan trọng trình bày trong báo cáo.

c) Hoàn chỉnh báo cáo

Tiếp thu ý kiến đóng góp qua các cuộc trao đổi, thảo luận để hoàn chỉnh báo cáo. Phải tiến hành các việc: Điều chỉnh, sửa bố cục cho hợp lý; chuẩn xác hoá các nhận định, đánh giá, đề xuất, kiến nghị; sửa văn phong, câu chữ; bổ sung các phụ lục, tư liệu; in ấn; người có trách nhiệm ký tên và đóng dấu. Báo cáo được gửi đi và lưu trữ theo quy định. Nếu là vấn đề cần giữ bí mật phải bảo quản theo chế độ mật.

Trung Kiên (biên soạn)